Grundlagen des Projektmanagements
Autor(en)
Bernd Grohs, Monika Wieberger, Ernst Tiemeyer
Inhalt
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Potenzialanalyse, Machbarkeitsstudie und Konzeptstudie
Stärken und Schwächen einer Hochschule in Bezug auf Fundraising
In diesem Artikel werden Instrumente zur Vorbereitung von Fundraising-Kampagnen für Hochschulen beschrieben. Dabei geht es insbesondere um die entscheidende Frage: „Haben wir eine Chance?“ Zur Beantwortung dieser Frage dienen die Potenzialanalyse zur Abklärung der externen Erfolgsfaktoren und die Machbarkeitsstudie zur Klärung der hochschulinternen Realisierbarkeit von Fundraising. Die Konzeptstudie beantwortet dann die Frage: „Wie können wir Fundraising praktisch umsetzen?“ Der Artikel geht außerdem auf die Faktoren ein, die über den Erfolg oder Misserfolg einer Fundraising- Kampagne entscheiden. Es wird ein empirisches mathematisches Modell zur Bewertung der Stärken und Schwächen einer Hochschule hinsichtlich Fundraising vorgestellt.
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Projekt-Antragsverfahren und Projektauftrag
Drittmittel-Projekte gewinnen an Hochschulen zunehmend an Bedeutung. Nur so können vielfach die nötigen finanziellen und personellen Ressourcen bereitgestellt werden, um zukunftsträchtige Forschungsprojekte durchführen zu können. Wichtig ist zunächst einmal die Generierung und Fixierung einer Projektidee, die dann in einen entsprechenden Projektantrag mündet. Welche Elemente Projekt-Anträge in der Regel beinhalten, was bei der Festlegung der Angaben zu beachten ist und wie auf dieser Basis konkrete Projektaufträge vereinbart werden können, das zeigt Ihnen der nachfolgende Beitrag.
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Kosten- und Finanzmanagement von Projekten
Mit der Bereitstellung eines adäquaten Budgets für die Projektarbeit wird die finanzielle Basis zur Durchführung eines Projektes geschaffen. Um kostenmäßig während der Projektarbeit nicht „aus dem Ruder“ zu geraten sowie zur Sicherung der Finanzierung während der Projektlaufzeit, ist nach der Projektgenehmigung/Projektfreigabe eine gründlichere Spezifikation der Kostenelemente nötig. Wie eine solche präzise Kosten- und Finanzplanung erfolgen sollte, wird in einem ersten Hauptabschnitt dieses Artikels aufgezeigt. Ausgehend vom vereinbarten Budget ist dann einerseits ein Kostencontrolling nötig, andererseits gilt es, den Fluss der finanziellen Mittel sicher zu stellen bzw. eine entsprechende Finanzverwaltung für das Projekt zu organisieren. Hinweise dazu liefern Ihnen die weiteren Abschnitte des nachfolgenden Beitrages.
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Projektmanagement und Projektorganisation
Die Durchführung erfolgreicher Projekte ist ohne Projektmanagement nicht denkbar. Dies bedeutet, dass nach erfolgter Projektfreigabe in der Projekt-Startphase eine Abstimmung mit allen Beteiligten vorgenommen werden sollte. Wichtig sind danach Regelungen zur Projektorganisation, eine durchdachte Projektplanung sowie ein Controlling der Projektaktivitäten. Schließlich sollte der Projektabschluss in besonderer Weise „gewürdigt“ werden. Genauere Informationen zu den genannten Herausforderungen und den sich daraus ergebenden Aufgaben gibt Ihnen der nachfolgende Beitrag.
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Qualitätsmanagement in Projekten
Viele Projekte scheitern aus Qualitätsgründen; die Produkte sind unzureichend, entsprechen nicht den Erwartungen und werden vom Projekt-Auftraggeber bzw. dem Projektförderer nicht oder nur mit großen Bedenken abgenommen. Deshalb sollte bei der Planung und Steuerung von Projekten gerade die Qualität der Ergebnisse der Projektarbeit besonders beachtet werden. Dazu muss insbesondere eine hohe Zufriedenheit möglichst aller Stakeholder erreicht werden. Um dies sicherzustellen, finden auch im Projektmanagement zunehmend moderne Ansätze zum Qualitätsmanagement Anwendung. Nach einer Skizzierung der Anforderungen an ein Qualitätsmanagementsystem für Projekte wird in diesem Beitrag gezeigt, wie dabei international verbreitete Konzepte (wie EFQM) umgesetzt werden und zu Ansätzen des Project Excellence führen. Danach wird dargelegt, wie Projekt-Qualitätspläne erstellt und umgesetzt werden. Schließlich werden Instrumente für die Qualitätssicherung und für ein Qualitätscontrolling vorgestellt, die es ermöglichen, rechtzeitig qualitätssichernde Maßnahmen zu ergreifen.
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Erfolgreiche Dokumentation und Kommunikation im Projektmanagement
Wichtige Erfolgsfaktoren für Projekte sind eine ausreichende Information und Kommunikation im Projektverlauf. Sowohl in der Vorbereitungsphase als auch bei der Detail-Projektplanung sowie bei der Steuerung von Projekten sollte diesem Aspekt eine besondere Bedeutung beigemessen werden. Dazu müssen insbesondere eine Analyse der vorhandenen Stakeholder zum Projekt erfolgen und darauf bezogene Maßnahmen ergriffen werden. Um dies sicher zu stellen, finden auch im Projektmanagement zunehmend moderne Ansätze zum Stakeholdermanagement Beachtung und Verbreitung. Nach einer Skizzierung der Stakeholderanalyse werden im folgenden Beitrag dann die Elemente und mögliche Bestandteile der Projektdokumentation skizziert. Dabei werden auch das Berichtswesen für Projekte sowie eine abgestimmte Wissensmanagement-Organisation erörtert. Schließlich werden Instrumente für das Projektmarketing sowie für die Valorisierung von Projektergebnissen vorgestellt, die es ermöglichen, letztlich einen erfolgreichen Projektabschluss sicher zu stellen.
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Projektteams in wissenschaftlichen Forschungs- und Entwicklungsprojekten erfolgreich führen
Innovative Forschungs- und Entwicklungsprojekte können nur dann erfolgreich sein, wenn dafür leistungsfähige Teams gebildet wurden. Aber mit der „richtigen Teambildung“ ist es nicht getan. Die Führung dieser Projektteams stellt nämlich eine weitere besondere Herausforderung dar und erfordert ggf. mehr oder weniger umfangreiche Aktivitäten der Projektleitung. Voraussetzung für eine erfolgreiche Führung von Projektteams ist eine situationsadäquate Wahrnehmung und Einschätzung der Teamentwicklungsprozesse sowie der Rahmenbedingungen für gute Projektergebnisse. Im vorliegenden Beitrag findet sich deshalb zunächst eine grundsätzliche Erörterung von Teamentwicklungsprozessen sowie der Rahmenbedingungen für das Schaffen eines positiven Innovationsklimas im Projektteam. Danach werden typische Problem- und Aufgabenfelder für die Führung von Projektteams im Forschungs- und Entwicklungsumfeld skizziert. Dabei werden auch Instrumente vorgestellt, die es ermöglichen, letztlich eine erfolgreiche Teamführung sicher zu stellen. Den Abschluss bilden Hinweise und Beispiele für die Evaluation der Projekt-Teamarbeit und daraus ableitbare Konsequenzen.