Komplexe Projekte effektiv managen – Teil 1
Autor(en)
Ernst Tiemeyer
Inhalt
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Projektcontrolling mit Scorecards
Um die vielfältigen Aktivitäten, die im Verlauf eines Projektes anfallen, erfolgreich planen, steuern und überwachen zu können, benötigen Projektverantwortliche aussagefähige Kennzahlen, Vielfach stehen noch nicht die notwendigen Werkzeuge zur Verfügung bzw. werden vorhandene Instrumente nicht oder nur unvollkommen genutzt. Deshalb soll dieser Beitrag dazu eine wichtige Orientierung geben. Ein in der Praxis bewährter ganzheitlicher Ansatz der Entwicklung und Umsetzung von Kennzahlen ist die Implementation einer „Projekt Balanced Scorecard“. Für eine erfolgreiche Einführung einer Projekt-BSC ist allerdings zu beachten: Wichtig sind zunächst eine gründliche Formulierung bzw. Überprüfung der Projekt-Ziele und daraufhin eine systematische Ausgestaltung der im einzelnen Anwendungsfall bzw. der für ein Institut bzw. für eine Organisation benötigten Projekt- Kennzahlen. Sie bedürfen dann ergänzend einer weiterführenden Interpretation und Verstetigung hinsichtlich der Nutzung (etwa als Management-Cockpit oder für das Reporting). In diesem Beitrag lernen Sie das Leistungsspektrum einer ganzheitlichen Scorecard für das Projektmanagement kennen und erhalten durch Praxisbeispiele das Handwerkszeug, um erfolgreich eine eigene BSC für das Controlling von Forschungs- und Entwicklungsprojekten aufzubauen und effektiv anzuwenden. Es wird so konkret aufgezeigt, welche Kennzahlen sich für das Projektcontrolling bewährt haben, und wie diese für die eigene Arbeit genutzt werden können.
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Stakeholderanalyse und Stakeholdermanagement
Hilfreiche Instrumente im Projektmanagement
Vielfältige Erfahrungen zeigen, dass Projekte dann leichter zum Erfolg geführt werden, wenn die Projektleitung und das Projektteam das so genannte Projektumfeld (insbesondere die Stakeholder) bereits zu Beginn eines Projektes in ihre Planungs- und Gestaltungsüberlegungen einbeziehen. Durch die Aufnahme des Projektumfeldes können viele der notwendigen Entscheidungen zur Durchführung von Projekten auf eine fundiertere Basis gestellt werden. Gleichzeitig lässt sich die Steuerung der Projektarbeit gezielt auf die speziellen Bedürfnisse der Stakeholder hin zuschneiden. In diesem Beitrag wird zunächst eine Einordnung der Stakeholderanalyse vorgenommen, die Identifikation und Bewertung der Stakeholder aufgezeigt und schließlich die Dokumentation der Stakeholderanalyse erläutert. Danach werden die Vorgehensschritte beschrieben sowie die sich aus einer Auswertung ergebenden Maßnahmen entwickelt (etwa für das Claim- oder Change-Management). Eine Projektumfeldanalyse sollte nicht nur zu Projektbeginn erfolgen. Da sich die Rahmenbedingungen ändern können, ist es zweckmäßig, diese Untersuchung in gewissen Zeitabständen zu überarbeiten. Die Ergebnisse einer Stakeholderanalyse sind folglich im Verlauf der Projektarbeit fortzuschreiben und dabei durch entsprechende Steuerungsmaßnahmen gegenüber den Stakeholdern umzusetzen. Aus den Differenzen zwischen der anfänglichen Umfeldanalyse und der aktualisierten Version lassen sich ggf. neue Aktionsfelder ableiten sowie der Erfolg von abgeleiteten Maßnahmen messen.
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Kostenkalkulation und Finanzplanung für Forschungs- und Entwicklungs-Projekte
Ein Praxisansatz am Beispiel von EU-Projekten
Wollen Sie ein neues Projekt „in Angriff nehmen“, kommen Sie an einer konkreten Kostenkalkulation und einer entsprechenden Finanzplanung nicht vorbei. Ohnehin unerlässlich, wenn entsprechende Fördermittel beantragt werden, kann auf Basis dieser Kalkulationen und damit verbundener Dokumente sichergestellt werden, dass das Projekt finanziell nicht „aus dem Ruder läuft“ bzw. eine planmäßige Abrechnung erfolgen kann. Bereits in der ersten Ideenphase sollte ein grober Kostenund Finanzplan erstellt und diskutiert werden. Im Beitrag erfahren Sie, wie dieser aufgebaut ist, welche Ausgangsüberlegungen anzustellen sind und welche grundsätzlichen Festlegungen Sie treffen müssen. Für die Einreichung von Projekt-Anträgen sind danach aber präzisere Überlegungen notwendig, insbesondere sind eine gründliche Spezifikation der Kostenelemente vorzunehmen und nach Abgleich mit den Rahmenbedingungen und Zielsetzungen eine Entscheidungsvorlage zu erstellen. Hier kann der Aufbau eines Modells mit einem Tabellenkalkulationsprogramm (z. B. Excel) das spätere Controlling und die Finanzabrechnung enorm erleichtern. Der Beitrag beschreibt detailliert, wie eine präzise Kosten- und Finanzplanung mit Toolunterstützung erfolgen kann.
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Multiprojektmanagement konkret
Verfahren und Instrumente zur ganzheitlichen Planung und Steuerung wissenschaftlicher Projekte
Institute im Bereich Wissenschaft und Forschung und ihre Mitarbeiter führen in der Regel nicht nur ein Projekt durch. Meist müssen mehrere Projekte gleichzeitig gesteuert und umgesetzt werden. Diese Projekte können eine sehr differenzierte Ausrichtung hinsichtlich der angestrebten Projektergebnisse sowie eine unterschiedliche strategische Relevanz für das durchführende Institut haben. Dies gilt es bei Auswahlentscheidungen (über zu beantragende bzw. beantragte Projekte) aber auch bei der Durchführung (genehmigter Projekte) zu berücksichtigen. Mit Methoden und Instrumenten des Multiprojektmanagement lassen sich die vielfältigen Aufgaben zur Bewertung, Detailplanung und kontrollierten Steuerung sämtlicher Projekte eines Instituts ganzheitlich erfolgreich realisieren. In diesem Beitrag erfahren Sie zunächst, welche Zielsetzungen in wissenschaftlichen Instituten mit der Einführung von Verfahren und Organisationsformen eines Multiprojektmanagement erreicht werden können. Danach wird die Ableitung eines institutsspezifischen Projektportfolios aufgezeigt. Anschließend werden Planungs- und Steuerungsinstrumente dargelegt, um per Multiprojektmanagement die laufenden Projekte ganzheitlich zum Erfolg zu führen. Zum Schluss wird aufgezeigt, welche besonderen Funktionalitäten und Unterstützungen Computerprogramme für das Multiprojektmanagement bieten.